MLM-Software | Verwaltungssystem

MLM-Software Abrechnungssystem

Software im Multilevel-Marketing (MLM)

MLM-Software oder auch Multilevel-Marketing-Software ist eine Branchenlösung für strukturierte Vertriebsunternehmen. Der wichtigste Bestandteil einer MLM-Software ist das Modul für die Provisionsabrechnung. ProvisionsabrechnungAnders als bei gewöhnlichen Abrechnungssystemen müssen mit einer MLM-Software Provisionsgutschriften auf der Grundlage von komplexen Vergütungsplänen erzeugt werden. Die MLM-Software hat dabei die Aufgabe Visionen für Einzelverkäufe oder vermittelte Aufträge innerhalb einer Vertriebspartnerstruktur zu verteilen. Die Verteilung folgt dabei hinterlegten Regeln aus dem Vergütun’gsplan. Unabhängig von der Art des Vergütungsmodells (Stufenplan, Matrix, Binärplan oder Uni-Level-Plan) muss die MLM-Software zunächst die Vergütungsstufen für den jeweiligen Abrechnungszeitraum ermitteln. Sofern für die Ausschüttung der Differenzprovisionen (Downline- Provision) bestimmte Bedingungen erfüllt sein müssen (Aktiv Status) muss die MLM-Software die Erfüllung dieser Bedingungen prüfen. Auf der Provisionsabrechnung erscheinen dann je Auftrag alle anteiligen Provisionen innerhalb der eigenen Downline bis hinunter zum Abschlussvermittler. Ist das Abrechnungssystem innerhalb der MLM-Software in der Lage Provisionsverteilung so feingliederig auf der Provisionsabrechnung darzustellen reduziert sich der Klärungsaufwand erheblich. Der häufigste Anlass für Reklamationen bei der Provisionsabrechnung sind Unklarheiten bezüglich des Vergütungsmodells und der aktuellen Status der Downline- Vertriebspartner. Hier hilft ein gut strukturiertes Abrechnungssystem Zeit und Geld zu sparen sowie Unzufriedenheit durch Missverständnisse in der Vertriebsstruktur zu vermeiden.

 

Das Abrechnungssystem

Ein Abrechnungssystem kann innerhalb einer MLM-Software niemals allein stehen. Es erfordert die Anbindung an ein CRM-System das die Verwaltung der Vertriebspartner, der Aufträge und der Artikel bzw. Leistungen ermöglicht. Die MLM-Software ist immer als komplexes Werkzeug zu verstehen, dass die einzelnen Prozessschritte im Vertriebswesen steuert. MLM-SoftwareJe nach Art des Vertriebes und der vertriebenen Produkte und Leistungen muss die MLM-Software Handelsgeschäfte abbilden oder die vermittelten Aufträge verwalten. Moderne MLM-Software Systeme arbeiten entweder online basiert oder verfügen über entsprechende Schnittstellen um eine online Auftragserfassung, ein Shop-System und eine Online-Vertriebspartnerregistrierung anzubinden. Hierbei müssen eventuell Warenwirtschaftsprozesse mit abgebildet werden. Bei Handelsgeschäften die nicht über ein Shop-System abgewickelt werden (Homepartys) muss die MLM-Software die Auftragserfassung sowie deren weitere Verarbeitung realisieren können. Die MLM-Software muss dabei in der Lage sein die gesamte Fakturierung (Erstellung von Rechnungen, Gutschriften, Lieferscheine) zu übernehmen.

 

Die Provisionsabrechnung

wichtig wie die Provisionsabrechnung, Auftragsverwaltung und Fakturierung ist die Abbildung des Zahlungsverkehrs. Um die Provisionen innerhalb des Provisionsabrechnungsmoduls zu verteilen, muss die MLM-Software auf alle Informationen zum Zahlungsverkehr zugreifen können. Hierbei werden in der Regel Zahlungsinformationen aus dem Onlineshop sowie die elektronischen Kontoauszüge aus dem Online Banking System in die MLM-Software importiert. Eine gute MLM-Software führt im Hintergrund ein Nebenbuch mit einer offenen Posten Verwaltung mit. Sofern die MLM-Software über Exportschnittstellen zu externen Buchhaltungssystemen verfügt (DATEV o.ä.) , können alle Geschäftsvorfälle an das Hauptbuch übergeben werden. Hierbei können erhebliche Kosten gespart werden, da alle im Himmel im System mitgeführten Buchungsvorgänge elektronisch zum Steuerbüro übertragen werden können. Im Gegensatz zu einer manuellen Erfassung auf der Basis von Einzelbelegen fallen bei der Massenbuchhaltung nur Bruchteile der üblichen Kosten an.

 

Das Dokumentenarchiv

Eine gute MLM-Software verfügt über ein Dokumentenarchiv. Sie ist in der Lage alle vom System generierten Dokumente zu archivieren sowie zusätzliche Dokumente zu einzelnen Datensätzen (Vertriebspartner, Kunden, Vertragsabschlüsse) hinzuzufügen. Die MLM-Software funktioniert dann wie eine komplexe Branchenlösung. Sofern dann die MLM-Software über ein integriertes Wiedervorlagesystem oder eine andere Form der Prozesssteuerung verfügt muss ein Vertriebsunternehmen nur noch wenige weitere Softwarekomponenten einsetzen. Das hilft die Schwierigkeiten, die an den Übergabepunkten zur MLM-Software zwangsläufig entstehen können zu minimieren.

 

Die Protokollierung

Wie bei allen datenbankbasierten Softwaresystemen ist es auch bei einer MLM-Software sehr wichtig eine Änderungshistorie zu führen. Da die Beweislast gegenüber den Vertriebspartnern immer beim Unternehmen liegt müssen alle Änderungen in den Datenbeständen, vor allem wenn sie Provision relevant sind, akkurat protokolliert werden. Zusammengefasst unterstützt eine moderne MLM-Software folgende Funktionen:

  • Vertriebspartnerverwaltung
  • Kundenverwaltung
  • Auftragsverwaltung
  • Produkt-/Artikelverwaltung
  • Provisionsabrechnung
  • Nebenbuch
  • Fakturierung
  • Zahlungsverkehr
  • Dokumentenarchiv
  • Wiedervorlagesystem

Performance

AbrechnungssystemNeben den oben genannten Anforderungen ist für die Beurteilung der Güte einer MLM-Software auch deren Performance von maßgeblicher Bedeutung. Eine MLM-Software die konzeptionell nicht auf Massenbetrieb ausgelegt ist kann bei schnellem Wachstum an seine technischen Grenzen stoßen. Ein späterer Wechsel auf eine andere MLM-Software geht meist immer mit einem hohen finanziellen Aufwand und Störungen im Ablauf des Vertriebsprozesses einher. Darum ist es wichtig bei der Auswahl der geeigneten MLM-Software auf den Einsatz geeigneter Technologien zu achten.